Sözleşme Yönetimi Prosedürü Nedir?
Sözleşme yönetimi prosedürü, bir kurumun tüm sözleşme süreçlerini belirli bir sistematik içinde yürütmesini sağlayan yazılı kurallar bütünüdür. Bu prosedür, sözleşmenin hazırlanmasından imzalanmasına ve hatta feshedilmesine kadar her aşamayı kapsar. Kurumun büyüklüğüne, iş yapış şekline ve sektörüne göre değişebilse de genel çerçeve çoğu işletmede benzerdir.
Neden Sözleşme Yönetimi Prosedürüne İhtiyaç Duyulur?
Birçok işletmede sözleşmeler farklı departmanlar tarafından farklı yöntemlerle hazırlanır. Bu durum, hatalara, tutarsızlıklara ve hukuki risklere yol açabilir. Etkili bir sözleşme yönetimi prosedürü sayesinde;
- Tüm sözleşmeler standart yapıya kavuşur,
- Onay süreçleri netleşir,
- Riskler ve belirsizlikler azalır,
- Sözleşmelerin takibi kolaylaşır,
- Kurumsal hafıza güçlenir.
Bu nedenle kurumsal sözleşme yönetimi süreci yalnızca hukuk departmanını değil, satınalma, satış, finans ve operasyon birimlerini de yakından ilgilendirir.
Sözleşme Yönetimi Prosedürünün Temel Aşamaları
Bir sözleşme yönetimi prosedürü oluştururken sürecin aşamalarını doğru tanımlamak gerekir. İşte bu aşamalar:
1. Sözleşme Talebinin Oluşturulması
Sözleşme talebi genellikle bir departman tarafından başlatılır. Bu aşamada sözleşmenin konusu, süresi, tarafları ve tahmini tutarı belirlenir. Talep, genellikle bir onay formu veya elektronik sistem üzerinden hukuk birimine iletilir.
2. Sözleşmenin Hazırlanması
Hazırlık aşaması, prosedürün en kritik bölümüdür. Burada standart sözleşme şablonları kullanılarak ilk taslak hazırlanır. Her proje için aynı taslak kullanılmamalı, risk analizine göre uyarlama yapılmalıdır. Bu noktada sözleşme yönetimi eğitimi almış personelin sürece dahil olması çok önemlidir.
3. Hukuki ve Departman Onaylarının Alınması
Hazırlanan taslak, ilgili departmanlar tarafından gözden geçirilir. Hukuk birimi yasal uygunluk açısından, finans birimi ise ödeme koşulları açısından inceleme yapar. Bu aşamada eksik veya çelişkili maddelerin tespiti, ileride yaşanabilecek sözleşme uyuşmazlıklarının önüne geçer.
4. Sözleşmenin İmzalanması
Tüm onaylar alındıktan sonra sözleşme imzalanır. Prosedürde kimin hangi tutara kadar sözleşme imzalama yetkisine sahip olduğu açıkça belirtilmelidir. Aksi takdirde yetkisiz imza kaynaklı geçersizlik sorunları ortaya çıkabilir.
5. Sözleşmenin Uygulanması ve Takibi
Sözleşme imzalandıktan sonra iş bitmiş sayılmaz. Sözleşme yönetimi prosedürü aynı zamanda uygulama ve performans takibini de kapsar. Teslimatlar, hizmet kalitesi, cezai şartlar ve sürelere uygunluk düzenli olarak kontrol edilmelidir. Bu aşamada dijital takip sistemleri büyük kolaylık sağlar.
6. Sözleşme Değişikliklerinin Yönetimi
Proje sürecinde şartlar değişebilir. Bu durumda sözleşmeye ek protokol (ek sözleşme) hazırlanmalıdır. Prosedür, bu değişikliklerin nasıl yapılacağını, kimlerin onaylayacağını ve kayıt altına alınacağını da açıklamalıdır.
7. Sözleşmenin Kapanışı ve Arşivlenmesi
Proje tamamlandığında, tüm yükümlülükler yerine getirildiğinde sözleşme “kapanış” statüsüne alınır. Ardından dijital arşivleme sistemiyle kayıt altına alınmalıdır. Fiziksel belgelerin yanında dijital kopyaların da saklanması, denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlar.
Sözleşme Yönetimi Prosedürü Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Etkili bir prosedür hazırlamak için aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
- Prosedür, sade ve herkesin anlayacağı bir dille yazılmalıdır.
- Yetkilendirme ve sorumluluk alanları açıkça tanımlanmalıdır.
- Güncel mevzuat değişikliklerine göre düzenli olarak güncellenmelidir.
- İzleme ve raporlama mekanizmaları dahil edilmelidir.
- Dijital sistemlerle uyumlu hale getirilmelidir.
Dijital Sözleşme Yönetimi Prosedürleri
Günümüzde birçok kurum dijital sözleşme yönetimi yazılımları kullanmaktadır. Bu sistemler sayesinde onay, imza ve takip süreçleri otomatikleştirilir. Ancak her kurumun ihtiyaçları farklı olduğu için, prosedür yazılımın özelliklerine göre şekillendirilmelidir. Önemli olan, teknolojiyi destekleyen ama insan hatasını minimize eden bir yapı kurmaktır.
Sözleşme Yönetimi Eğitimi ile Profesyonelleşin
Birçok kurumda prosedür olmasına rağmen çalışanlar süreci tam olarak bilmedikleri için hatalar yapılmaktadır. Biymed Akademi tarafından verilen Sözleşme Yönetimi Eğitimi, katılımcılara hem prosedür oluşturma hem de uygulama becerisi kazandırmaktadır. Eğitim sonunda katılımcılar, kendi kurumlarına uygun sözleşme yönetimi sistemi kurabilecek bilgiye sahip olurlar.
Sonuç: Prosedür, Başarılı Yönetimin Temelidir
Sözleşme yönetimi prosedürü, kurumun risklerini azaltan, süreçleri standartlaştıran ve verimliliği artıran bir sistemdir. Her kurumun bu prosedürü oluşturması ve düzenli olarak güncellemesi gerekir. Doğru prosedür, doğru eğitimle desteklendiğinde, kurumsal sözleşme yönetimi süreci bir rekabet avantajına dönüşür.