Sözleşme Yönetimi Neden Kritik Bir Süreçtir?
Sözleşme yönetimi, bir işletmenin tedarikçiler, müşteriler ve iş ortaklarıyla yaptığı anlaşmaların tüm yaşam döngüsünü kapsar. Ancak birçok kurumda bu süreç hâlâ yeterince profesyonelce yürütülmemektedir. Yapılan sözleşme hataları hem mali hem de itibari kayıplara neden olabilir. Bu hataların farkında olmak, riskleri minimize etmek açısından büyük önem taşır.
En Sık Yapılan Sözleşme Yönetimi Hataları
Aşağıda işletmelerin en çok yaptığı sözleşme yönetimi hataları listelenmiştir. Bu hatalar, yalnızca sözleşme hazırlama aşamasında değil, imzalama ve takip süreçlerinde de sıklıkla görülmektedir.
1. Standart Sözleşme Şablonlarını Her Duruma Uygulamak
Birçok işletme, daha önce hazırladığı bir sözleşmeyi yeni bir durum için de kullanma hatasına düşer. Oysa her iş ilişkisi farklı riskleri ve yükümlülükleri içerir. Dolayısıyla, her sözleşme özel olarak hazırlanmalı ve koşullara göre uyarlanmalıdır.
2. Detayların Belirtilmemesi
“Zaten anlaştık” düşüncesiyle, teslimat tarihleri, ödeme planları, teminat koşulları gibi detayların yazılı hale getirilmemesi en yaygın sözleşme hatalarından biridir. Belirsiz ifadeler gelecekte büyük hukuki tartışmalara yol açabilir.
3. Sözleşme Maddelerinin Birbiriyle Çelişmesi
Bazı sözleşmelerde, bir maddenin diğerini geçersiz kıldığı ya da çeliştiği görülür. Bu tür hatalar genellikle kopyala-yapıştır yöntemiyle sözleşme hazırlamak sonucunda ortaya çıkar. Sözleşme maddeleri arasında tutarlılık sağlanması şarttır.
4. Yasal Değişikliklerin Takip Edilmemesi
Yasalar zamanla değişir ve güncel mevzuata uymayan sözleşmeler geçersiz sayılabilir. Bu nedenle, sözleşme hazırlama sürecinde hukuki danışmanlık almak ve düzenli olarak güncelleme yapmak gerekir.
5. Onay Süreçlerinin Belirlenmemesi
Bir sözleşmenin geçerli sayılabilmesi için doğru kişiler tarafından imzalanması gerekir. Ancak birçok kurumda yetki sınırları belirlenmemiştir. Bu da geçersiz sözleşme riskini doğurur. Yetkilendirme matrislerinin açıkça tanımlanması gerekir.
6. Takip ve Performans Ölçümünün Yapılmaması
Sözleşme imzalandıktan sonra unutulmamalıdır. Sözleşme yönetiminde takip çok önemlidir. Teslimat süreleri, hizmet kalitesi ve ödeme performansları düzenli olarak izlenmelidir. Aksi halde cezai şartların uygulanması gecikir ve işletme zarara uğrar.
7. Dijital Arşivleme Eksikliği
Hâlâ birçok kurumda sözleşmeler yalnızca kağıt üzerinde saklanmaktadır. Dijital sözleşme yönetim sistemleri kullanılmadığında, belgelerin kaybolması veya yanlış sürümün kullanılması riski doğar. Modern kurumlar mutlaka dijital arşiv sistemleri kurmalıdır.
Sözleşme Yönetimi Hatalarının Sonuçları
Bu tür hatalar yalnızca maddi kayıplara yol açmaz; aynı zamanda iş ilişkilerini zedeler ve güveni azaltır. Örneğin:
- Belirsiz teslim tarihleri tedarik zincirinde gecikmelere neden olur.
- Eksik cezai şartlar işletmenin zararını tazmin edemez.
- Yasal mevzuata uymayan sözleşmeler geçersiz sayılabilir.
- Eksik onay süreçleri nedeniyle kurum içi denetim zayıflar.
Bu Hatalardan Kaçınmak İçin Ne Yapılmalı?
Sağlam bir sözleşme yönetimi sistemi kurmak, hem hataları önler hem de süreçleri hızlandırır. Bunun için şu adımlar önerilir:
- Her sözleşmeyi kendi risklerine göre özel olarak hazırlayın.
- Standart şablonları yalnızca rehber olarak kullanın.
- Yasal değişiklikleri düzenli olarak takip edin.
- Dijital arşivleme ve hatırlatma sistemlerinden yararlanın.
- Personelinizi sözleşme yönetimi eğitimi ile bilinçlendirin.
Sözleşme Yönetimi Eğitimi ile Bilinçlenin
Birçok sözleşme hatası bilgi eksikliğinden kaynaklanır. Biymed Akademi olarak düzenlediğimiz Sözleşme Yönetimi Eğitimi sayesinde katılımcılar, sözleşmelerin hazırlanması, incelenmesi ve yönetilmesi konusunda profesyonel bakış açısı kazanır. Bu eğitimde, örnek sözleşmeler ve vaka analizleriyle uygulamalı öğrenme fırsatı sunulmaktadır.
Sonuç: Hataları Bilmek, Başarının Anahtarıdır
Sözleşme yönetimi hataları her kurumda yapılabilir. Ancak önemli olan, bu hatalardan ders çıkarıp tekrar etmemektir. Kurumsal başarının sürdürülebilirliği, güçlü ve doğru hazırlanmış sözleşmelere dayanır. Profesyonel bir eğitim alarak siz de kurumunuzun sözleşme süreçlerini güçlendirebilir, riskleri en aza indirebilirsiniz.